Bài 7: Trả lời điện thoại công việc bằng tiếng Anh

Chuông điện thoại reo và đầu dây bên kia nói tiếng Anh — với nhiều người đi làm, đây là tình huống “đáng sợ” nhất vì không thấy mặt, không kịp chuẩn bị. Tin tốt: điện thoại công việc dùng đi dùng lại vài mẫu câu cố định. Bài học 30 phút này giúp bạn nghe máy, chuyển máy, nhắn lại và xử lý khi nghe không rõ.

⏱️ Cách học bài này (~30 phút): đọc mẫu câu theo tình huống (10’), học bảng 25 từ (7’), đọc hội thoại & làm bài tập (10’), luyện đọc to câu nghe máy của bạn (3’).

Mục tiêu bài học

Sau bài này bạn sẽ:

• Mở đầu khi nghe máy đúng chuẩn công sở.
• Hỏi tên/lý do người gọi và chuyển máy lịch sự.
• Nhận và để lại lời nhắn.
• Xử lý khi nghe không rõ mà không lúng túng.

🎯 Đóng góp vào đích series: +25 từ → cộng dồn 150/3000 (xem lộ trình 3000 từ).

1. Mở đầu khi nghe máy

Hello, marketing department, Lan speaking. (chuẩn công sở)
Good morning, this is Lan. How can I help you?

Công thức: (công ty/phòng) + this is/…speaking + lời mời giúp. “…speaking” là cách rất Anh để báo “tôi đang nghe đây”.

2. Hỏi người gọi & lý do

May I ask who’s calling? (Cho hỏi ai đang gọi ạ?)
Who’s this, please? (thân mật hơn)
What’s this regarding? (Về việc gì ạ?)

3. Chuyển máy & yêu cầu chờ

Hold on a moment, please. / One moment, please.
I’ll put you through to Mr. Nam. (Tôi nối máy tới anh Nam)
Could you hold while I check?

4. Nhận & để lại lời nhắn

He’s not available right now. Can I take a message? (Anh ấy đang bận. Tôi nhắn lại giúp nhé?)
Could I leave a message? (khi bạn là người gọi)
I’ll ask him to call you back. (Tôi sẽ nhắn anh ấy gọi lại)

5. Khi nghe không rõ (rất quan trọng)

Sorry, could you repeat that?
Could you speak up a little, please? (nói to hơn chút)
Could you spell that for me? (đánh vần — nối lại Bài 4)
Let me read that back to you… (tôi đọc lại để xác nhận)

6. Điểm ngữ pháp & phát âm

• this is (không phải “I am”) khi xưng danh qua điện thoại: This is Lan.
• speaking dùng độc lập: — Is that Lan? — Speaking.
• Phát âm: message “ME-sịj”, available “ơ-VÂY-lơ-bồ”, regarding “ri-GAA-đing”, through “thru” (âm “th” + “u”, bỏ “g-h”).

Tổ hợp từ vựng phải nhớ

Bài này: 25 từ/cụm — cộng dồn 150/3000.

Từ / Cụm	Cách đọc	Nghĩa	Ví dụ
speaking	SPÍ-king /ˈspiːkɪŋ/	tôi đang nghe (xưng danh)	Lan speaking.
this is	đít-IZ /ðɪs ɪz/	đây là (qua điện thoại)	This is Lan.
calling	CO-ling /ˈkɔːlɪŋ/	đang gọi	Who’s calling?
caller	CO-lơ /ˈkɔːlə/	người gọi	the caller
hold on	hôl-ON /həʊld ɒn/	giữ máy, chờ	Hold on, please.
one moment	quan-MÔ-mần /wʌn ˈməʊmənt/	chờ một lát	One moment, please.
put through	put-THRU /pʊt θruː/	nối máy	I’ll put you through.
transfer	TRÆN-sphơ /trænsˈfɜː/	chuyển máy	transfer your call
message	ME-sịj /ˈmesɪdʒ/	lời nhắn	take a message
take a message	têk-ơ-ME-sịj /teɪk ə ˈmesɪdʒ/	nhận lời nhắn	Can I take a message?
leave a message	liv-ơ-ME-sịj /liːv ə ˈmesɪdʒ/	để lại lời nhắn	leave a message
call back	co-BÉC /ˈkɔːl bæk/	gọi lại	call you back
available	ơ-VÂY-lơ-bồ /əˈveɪləbl/	rảnh/có mặt	He’s not available.
regarding	ri-GAA-đing /rɪˈɡɑːdɪŋ/	về việc	What’s it regarding?
speak up	spik-ẤP /spiːk ʌp/	nói to hơn	Could you speak up?
repeat	ri-PÍT /rɪˈpiːt/	nhắc lại	Could you repeat that?
hang on	hæng-ON /hæŋ ɒn/	chờ chút (thân mật)	Hang on a sec.
hang up	hæng-ẤP /hæŋ ʌp/	cúp máy	don’t hang up
line	lai /laɪn/	đường dây	the line is busy
busy	BI-zi /ˈbɪzi/	bận (máy)	the line is busy
extension	ích-STEN-sần /ɪkˈstenʃn/	máy lẻ	extension 12
urgent	Ơ-jần /ˈɜːdʒənt/	khẩn	It’s urgent.
connect	cơ-NÉC /kəˈnekt/	kết nối/nối máy	connect you to…
reach	rích /riːtʃ/	liên lạc được	reach him later
sort out	sot-AUT /sɔːt aʊt/	xử lý xong	I’ll sort it out.

Tổ hợp (collocation):

• take / leave a message → nhận / để lại lời nhắn.
• put (someone) through (to) → nối máy tới ai.
• call (someone) back → gọi lại cho ai.
• the line is busy → máy đang bận.

Hội thoại mẫu (đọc to / luyện nghe)

Tình huống: Lan nghe điện thoại cho công ty, người gọi cần gặp anh Nam.

Lan: Hello, sales department, Lan speaking.
Caller: Hi, could I speak to Mr. Nam?
Lan: May I ask who’s calling?
Caller: This is David from ABC Company.
Lan: One moment, please… I’m sorry, he’s not available right now. Can I take a message?
Caller: Sure. Could you ask him to call me back?
Lan: Of course. Could you spell your company name?
Caller: A-B-C. Thank you!

Gloss: could I speak to = cho tôi gặp · call me back = gọi lại cho tôi.
Mẹo luyện: đọc to cả hai vai; thu âm câu mở đầu nghe máy của bạn rồi nghe lại.

Luyện tập

Bài 1 — Mở đầu nghe máy: viết câu nghe máy cho phòng kế toán, tên bạn.

Bài 2 — Điền cụm đúng: (1) “Cho hỏi ai gọi?” = ___ (2) “Tôi nối máy nhé” = ___ (3) “Tôi nhắn lại giúp chứ?” = ___

Bài 3 — Nghe không rõ: viết 2 câu đề nghị người gọi nhắc lại / nói to hơn.

Bài 4 — Dịch: (1) “Anh ấy đang bận, vui lòng gọi lại sau.” (2) “Đường dây đang bận.”

Bài 5 — Ghép nghĩa (ghi nhớ từ vựng): (a) put through (b) hang up © urgent (d) available (e) call back — (1) cúp máy (2) khẩn (3) nối máy (4) gọi lại (5) rảnh/có mặt.

Bài 6 — Đóng vai (bám hội thoại): đóng vai Lan, nghe máy và nhận lời nhắn cho một đồng nghiệp đang bận.

Gợi ý đáp án

• B1: Hello, accounting department, [tên] speaking.
• B2: (1) May I ask who’s calling? (2) I’ll put you through. (3) Can I take a message?
• B3: Could you repeat that? / Could you speak up a little, please?
• B4: (1) He’s not available, please call back later. (2) The line is busy.
• B5: a-3; b-1; c-2; d-5; e-4.
• B6: tự làm — đạt khi mở đầu chuẩn + nhận được lời nhắn (tên + nội dung).

Ghi nhớ nhanh

• Mở máy: (phòng) + … speaking + How can I help you?
• Nhận/để lại lời nhắn; put through để nối máy.
• Nghe không rõ → Could you repeat / speak up / spell that?

Việc làm ngay hôm nay: soạn & đọc to câu nghe máy 5 giây của bạn (phòng + tên + mời giúp).

Bài 8: hẹn & dời lịch họp. Ôn lại Bài 6: Cụm từ lịch sự.