Bài 39: Email theo dõi, nhắc việc & chốt hạn bằng tiếng Anh
⏱ Học trong ~30 phút: ~10’ đọc cách viết email theo dõi & nhắc việc · ~10’ học bảng 33 từ vựng · ~7’ hội thoại + bài tập · ~3’ ôn ghi nhớ.
Đây là bài 39. Gửi email xong không phải là hết việc — phần lớn công việc công sở cần theo dõi (follow up): nhắc người khác một cách lịch sự, xác nhận đã nhận, và chốt hạn rõ ràng. Biết vài cụm chuẩn như gentle reminder, please find attached, look forward to your reply giúp email của bạn vừa nhã nhặn vừa hiệu quả — người nhận không thấy bị hối thúc mà vẫn hiểu rõ deadline.
Mục tiêu bài học
Sau bài này bạn sẽ:
- 🎯 Viết email theo dõi và nhắc việc bằng tiếng Anh — đóng góp 33 từ/cụm vào mốc 3000.
- Nhắc việc lịch sự (gentle reminder / sorry to chase).
- Dùng bộ khung mở – gửi kèm – kết email chuẩn.
- Nêu hạn chót rõ ràng (deadline / due date / EOD / ASAP).
Nội dung: email theo dõi & nhắc việc
1. Mở đầu email theo dõi
- “As discussed, here are the files.” / “As promised, I’m sending the report.”
- “Following up on my last email…”
2. Nhắc việc lịch sự
- “Just a gentle reminder about the report due Friday.”
- Nếu phải hỏi lại: “Sorry to chase, but do you have an update?”
3. Gửi kèm & chốt hạn
- “Please find attached the invoice.”
- “Could you reply by EOD Friday?” / “Please confirm receipt.”
4. Kết thúc
- “Look forward to your reply.” / “I’ll keep you posted.”
- “Let’s touch base next week.”
💡 Mẹo phát âm: urgent /ˈɜːdʒənt/ (“Ơ-jơnt”, g mềm); reminder /rɪˈmaɪndə/ nhấn giữa; convenience /kənˈviːniəns/ (“kơn-VII-ni-ơns”). Viết tắt đọc từng chữ: EOD = “ii-ôu-đii”, ASAP = “ei-es-ei-pii”.
Tổ hợp từ vựng phải nhớ
Bài này: 33 từ — học hết để đạt mốc cộng dồn 1166/3000 (L38 = 1133, + 33 = 1166).
| Từ / Cụm | Cách đọc (bồi + IPA) | Nghĩa | Ví dụ (câu đủ) |
|---|---|---|---|
| follow up | FO-lôu ấp /ˈfɒləʊ ʌp/ | theo dõi, hỏi tiếp | I’ll follow up tomorrow. |
| follow-up email | FO-lôu-ấp II-meiồ /ˈfɒləʊ ʌp ˈiːmeɪl/ | email theo dõi | Send a follow-up email. |
| reminder | ri-MAIN-đơ /rɪˈmaɪndə/ | lời nhắc | Just a quick reminder. |
| remind | ri-MAIND /rɪˈmaɪnd/ | nhắc | Let me remind you. |
| gentle reminder | JEN-tồ ri-MAIN-đơ /ˈdʒentl rɪˈmaɪndə/ | nhắc nhẹ nhàng | A gentle reminder about the report. |
| as promised | ợz PRO-mịst /əz ˈprɒmɪst/ | như đã hứa | As promised, here’s the file. |
| as discussed | ợz đis-KÂST /əz dɪˈskʌst/ | như đã trao đổi | As discussed, I’ll send it. |
| following up on | FO-lôu-ing ấp on /ˈfɒləʊɪŋ ʌp ɒn/ | theo dõi việc… | Following up on my last email. |
| please find attached | pliiz faind ơ-TÉCHT /pliːz faɪnd əˈtætʃt/ | vui lòng xem tệp đính kèm | Please find attached the invoice. |
| get back to you | ghet béc tu iu /ɡet bæk tə juː/ | phản hồi lại bạn | I’ll get back to you soon. |
| look forward to | luk FO-wợd tu /lʊk ˈfɔːwəd tə/ | mong chờ | I look forward to your reply. |
| reply | ri-PLAI /rɪˈplaɪ/ | trả lời (thư) | Thanks for your reply. |
| respond | ri-SPOND /rɪˈspɒnd/ | phản hồi | Please respond by Monday. |
| by the end of the day | bai đi end ợv đơ đei /baɪ ðə end əv ðə deɪ/ | trước cuối ngày | I’ll send it by the end of the day. |
| EOD | ii-ôu-đii /iː əʊ diː/ | cuối ngày (viết tắt) | Due EOD Friday. |
| deadline | ĐED-lain /ˈdedlaɪn/ | hạn chót | Meet the deadline. |
| due date | điu đeit /djuː deɪt/ | ngày đến hạn | What’s the due date? |
| overdue | ôu-vơ-ĐIU /ˌəʊvəˈdjuː/ | quá hạn | The payment is overdue. |
| deadline is approaching | … ơ-PRÔU-ching /ˈdedlaɪn ɪz əˈprəʊtʃɪŋ/ | hạn sắp tới | The deadline is approaching. |
| urgent | Ơ-jơnt /ˈɜːdʒənt/ | khẩn | This is urgent. |
| ASAP | ei-es-ei-pii /ˌeɪ es eɪ ˈpiː/ | càng sớm càng tốt | Reply ASAP, please. |
| at your earliest convenience | … Ơ-li-ợst kơn-VII-ni-ơns /ət jɔːr ˈɜːliəst kənˈviːniəns/ | khi bạn tiện sớm nhất | Reply at your earliest convenience. |
| confirm | kơn-FƠM /kənˈfɜːm/ | xác nhận | Please confirm receipt. |
| confirmation | kon-fơ-MEI-shơn /ˌkɒnfəˈmeɪʃn/ | sự xác nhận | I need a confirmation. |
| chase up | cheis ấp /tʃeɪs ʌp/ | hối cho xong | I’ll chase up the vendor. |
| touch base | tấch beis /tʌtʃ beɪs/ | trao đổi nhanh | Let’s touch base next week. |
| circle back | SƠ-kồ béc /ˈsɜːkl bæk/ | quay lại (vấn đề) sau | Let’s circle back on this. |
| keep you posted | kiip iu PÔUS-tịd /kiːp juː ˈpəʊstɪd/ | cập nhật cho bạn | I’ll keep you posted. |
| awaiting | ơ-WEI-ting /əˈweɪtɪŋ/ | đang chờ | Awaiting your reply. |
| pending your approval | PEN-đing… ơ-PRUU-vồ /ˈpendɪŋ jɔːr əˈpruːvl/ | chờ bạn duyệt | Pending your approval. |
| no rush | nôu rấsh /nəʊ rʌʃ/ | không gấp | No rush, whenever you can. |
| appreciate a reply | ơ-PRII-shi-eit ơ ri-PLAI /əˈpriːʃieɪt ə rɪˈplaɪ/ | mong hồi âm | I’d appreciate a reply. |
| sorry to chase | SO-ri tu cheis /ˈsɒri tə tʃeɪs/ | xin lỗi phải hỏi lại | Sorry to chase, but any update? |
Nhóm collocation đáng nhớ: follow up on…, gentle reminder, as discussed / as promised, please find attached, look forward to your reply, keep you posted, at your earliest convenience.
Hội thoại mẫu
Tình huống: Lan viết email theo dõi nhắc Nam duyệt báo cáo (đọc như email nói thành lời).
Lan: Hi Nam, following up on my last email. As promised, I’ve sent the report.
Nam: Thanks. Sorry, it’s been busy — I’ll get back to you soon.
Lan: No problem. Just a gentle reminder: it’s due EOD Friday, pending your approval.
Nam: Got it. I’ll review it today and confirm.
Lan: Thank you. Please find attached the final version too. Look forward to your reply.
Nam: Will do. I’ll keep you posted and we can touch base next week.
Lan: Sounds good — no rush, anytime before Friday is fine. I really appreciate it.
Gloss: receipt = việc đã nhận · invoice = hoá đơn.
→ Đọc to đoạn này 2 lần, đóng vai cả hai người.
Luyện tập
Bài 1 — Ghép nghĩa (gentle reminder / confirm / overdue / follow up / urgent):
- nhắc nhẹ nhàng → ____
- xác nhận → ____
- quá hạn → ____
- theo dõi, hỏi tiếp → ____
- khẩn → ____
Bài 2 — Chọn cụm email đúng:
6. Gửi kèm tệp → “Please find ." (attached / posted)
7. Mong hồi âm → " to your reply.” (Look forward / Chase up)
Bài 3 — Viết (2–3 dòng): viết một email theo dõi ngắn: mở bằng Following up / As discussed, nhắc hạn (due EOD Friday), kết bằng Look forward to your reply.
Gợi ý đáp án:
- gentle reminder · 2. confirm · 3. overdue · 4. follow up · 5. urgent
- attached · 7. Look forward
Bài 3: “Hi, following up on my last email. As discussed, the report is due EOD Friday. Please confirm receipt. Look forward to your reply.”
Ghi nhớ nhanh
- Mở email theo dõi: As discussed / As promised / Following up on…
- Nhắc lịch sự: gentle reminder; hỏi lại lần nữa: Sorry to chase, but…
- Gửi kèm & chốt hạn: Please find attached… / due EOD Friday / please confirm.
- Kết: Look forward to your reply / I’ll keep you posted / touch base.
👉 Việc làm ngay hôm nay: viết một email theo dõi 3 dòng bằng tiếng Anh cho một việc đang chờ phản hồi. Cộng dồn: 1166/3000. Bài tiếp theo trong series: Bài 40 — Ôn tập L33–39 (mốc 1199, đóng chặng xây vốn) (sắp đăng).
Câu hỏi thường gặp
Viết email nhắc việc lịch sự bằng tiếng Anh thế nào?
Dùng cụm ‘gentle reminder’ (nhắc nhẹ) để mở đầu: ‘Just a gentle reminder about the report due Friday.’ Giữ giọng nhã nhặn, không trách móc. Nếu phải hỏi lại lần nữa, mở bằng ‘Sorry to chase, but…’ (xin lỗi phải hỏi lại). Kết bằng câu mong hồi âm: ‘I’d appreciate a reply.’ hoặc ‘Look forward to your response.’ Lịch sự nhưng vẫn nêu rõ hạn.
Các cụm mở/đóng email theo dõi (follow-up) hay dùng là gì?
Mở đầu: ‘As discussed,…’ (như đã trao đổi), ‘As promised,…’ (như đã hứa), ‘Following up on…’ (theo dõi việc…). Gửi kèm: ‘Please find attached…’ (vui lòng xem tệp đính kèm). Kết thúc: ‘Look forward to your reply’, ‘I’ll keep you posted’ (tôi sẽ cập nhật), ‘Let’s touch base next week’ (trao đổi nhanh tuần sau). Đây là bộ khung email công sở chuẩn.
EOD, ASAP, due date trong email nghĩa là gì?
‘EOD’ = end of day (cuối ngày), ví dụ ‘due EOD Friday’ là hạn chót cuối ngày thứ Sáu. ‘ASAP’ = as soon as possible (càng sớm càng tốt). ‘Due date’ là ngày đến hạn; ‘overdue’ là đã quá hạn. Khi cần gấp mà vẫn lịch sự, dùng ‘at your earliest convenience’ (khi bạn tiện sớm nhất) thay cho ASAP để nghe nhã hơn.
Mê mọi công cụ giúp việc nhẹ đi và ngày vui hơn. Thử app mới như thử món lạ — ngon là khoe ngay với cả nhà tinbc!
Bài liên quan
Bài 38: Viết báo cáo & tóm tắt công việc bằng tiếng Anh
Bài 38 series Tiếng Anh giao tiếp (bài học 30 phút): viết báo cáo và tóm tắt tiến độ công việc bằng tiếng Anh sao cho ngắn gọn, rõ ràng — 33 từ/cụm có phiên âm + IPA, hội thoại và bài tập.
Bài 37: Cho và nhận phản hồi (feedback) bằng tiếng Anh
Bài 37 series Tiếng Anh giao tiếp (bài học 30 phút): cho phản hồi mang tính xây dựng và tiếp nhận góp ý một cách chuyên nghiệp bằng tiếng Anh — 33 từ/cụm có phiên âm + IPA, hội thoại và bài tập.
Bài 36: Nói về kế hoạch và mục tiêu tương lai bằng tiếng Anh
Bài 36 series Tiếng Anh giao tiếp (bài học 30 phút): nói về kế hoạch và mục tiêu tương lai — dùng will, going to và plan to đúng chỗ — 33 từ/cụm có phiên âm + IPA, hội thoại và bài tập.