Bài 20: Viết email yêu cầu và phản hồi bằng tiếng Anh
⏱ Học trong ~30 phút: ~10’ đọc cấu trúc email + câu mẫu · ~10’ học bảng 33 từ vựng · ~7’ email mẫu + bài tập · ~3’ ôn ghi nhớ.
Đây là bài 20. Ở bài 9 bạn đã biết mở đầu và kết thúc email; bài này đi vào phần thân — hai loại email hay viết nhất nơi công sở: email yêu cầu (nhờ ai làm gì) và email phản hồi (trả lời yêu cầu của người khác). Trọng tâm là viết sao cho rõ mà vẫn lịch sự.
Mục tiêu bài học
Sau bài này bạn sẽ:
- 🎯 Viết được email yêu cầu và email phản hồi hoàn chỉnh — đóng góp 33 từ/cụm vào mốc 3000.
- Dùng cấu trúc yêu cầu lịch sự (Could you / Would you mind / I was wondering if).
- Báo tệp đính kèm và kết thư đúng chuẩn.
- Xác nhận, làm rõ và hẹn phản hồi đúng cách.
Nội dung: cấu trúc email công việc
1. Bộ khung một email
- Subject line (dòng chủ đề): ngắn, rõ — “Request for sales report – June”.
- Chào: “Dear Mr. Nam,” (trang trọng) / “Hi Lan,” (thân mật).
- Thân: nêu lý do → yêu cầu/phản hồi → thông tin thêm.
- Kết: một câu chốt + “Best regards,” + tên.
2. Email yêu cầu — câu mẫu lịch sự
Tránh ra lệnh cộc; dùng cấu trúc mềm:
- “Could you please send me the report by Friday?”
- “Would you mind sending the file again?” (sau would you mind dùng V-ing)
- “I was wondering if you could clarify point 2.”
- Chốt: “Thank you in advance.” / “I’d be grateful for your help.”
3. Email phản hồi — câu mẫu
- Xác nhận đã nhận: “Thank you for your email regarding the schedule.”
- Trả lời theo yêu cầu: “As requested, please find attached the report.”
- Hẹn xử lý: “I’ll get back to you by tomorrow.” / “I’ll follow up with the team.”
- Mời hỏi thêm: “Let me know if you have any questions.”
4. Kết thư & tệp đính kèm
- Báo đính kèm: “Please find attached the invoice.” hoặc “I’ve attached the invoice.”
- Câu chốt: “Look forward to your reply.”
- Ký: “Best regards, / Kind regards,” + tên.
💡 Mẹo phát âm: attach /əˈtætʃ/ (“ơ-TÉCH”) — chú ý âm cuối “ch”; regarding /rɪˈɡɑːdɪŋ/ (“rí-GAA-đing”); recipient /rɪˈsɪpiənt/ (“rí-SI-pi-ơnt”).
Tổ hợp từ vựng phải nhớ
Bài này: 33 từ — học hết để đạt mốc cộng dồn 539/3000 (L19 = 506, + 33 = 539).
| Từ / Cụm | Cách đọc (bồi + IPA) | Nghĩa | Ví dụ (câu đủ) |
|---|---|---|---|
| II-meo /ˈiːmeɪl/ | thư điện tử | I sent you an email. | |
| request | rí-QUEST /rɪˈkwest/ | yêu cầu | This is a request for information. |
| reply | rí-PLAI /rɪˈplaɪ/ | hồi âm; trả lời | Thank you for your reply. |
| respond | rí-SPOND /rɪˈspɒnd/ | phản hồi | Please respond by Monday. |
| attach | ơ-TÉCH /əˈtætʃ/ | đính kèm | I’ll attach the file. |
| attachment | ơ-TÉCH-mơnt /əˈtætʃmənt/ | tệp đính kèm | Open the attachment, please. |
| forward | FOO-uợd /ˈfɔːwəd/ | chuyển tiếp | I’ll forward the email to her. |
| reply all | rí-PLAI oo /rɪˈplaɪ ɔːl/ | trả lời tất cả | Don’t reply all by mistake. |
| CC | si-SI /ˌsiːˈsiː/ | gửi kèm (cc) | Please CC my manager. |
| subject line | SAB-jịct lain /ˈsʌbdʒɪkt laɪn/ | dòng chủ đề | Write a clear subject line. |
| deadline | ĐED-lain /ˈdedlaɪn/ | hạn chót | The deadline is Friday. |
| confirm | kơn-FƠM /kənˈfɜːm/ | xác nhận | Please confirm the time. |
| follow up | FO-lâu ấp /ˈfɒləʊ ʌp/ | nhắc/theo tiếp | I’ll follow up next week. |
| clarify | KLE-rí-fai /ˈklærɪfaɪ/ | làm rõ | Could you clarify this point? |
| regarding | rí-GAA-đing /rɪˈɡɑːdɪŋ/ | về việc | I’m writing regarding your order. |
| sender | SEN-đờ /ˈsendə/ | người gửi | The sender is unknown. |
| recipient | rí-SI-pi-ơnt /rɪˈsɪpiənt/ | người nhận | Add the recipient’s email. |
| draft | đráaft /drɑːft/ | bản nháp | I saved it as a draft. |
| sign off | sain of /saɪn ɒf/ | kết thư/ký | How should I sign off? |
| regards | rí-GAADZ /rɪˈɡɑːdz/ | trân trọng (kết thư) | Best regards, Lan. |
| please find attached | pliiz fain ơ-TÉCH /pliːz faɪnd əˈtætʃt/ | vui lòng xem tệp đính kèm | Please find attached the report. |
| as requested | ợz rí-QUEST-tịd /əz rɪˈkwestɪd/ | theo yêu cầu | As requested, here is the file. |
| look forward to | luk FOO-uợd tu /lʊk ˈfɔːwəd tə/ | mong chờ | I look forward to your reply. |
| let me know | let mi nâu /let miː nəʊ/ | cho tôi biết | Let me know if you need help. |
| would you mind | wud iu main-d /wʊd juː maɪnd/ | phiền bạn… được không | Would you mind sending it again? |
| I was wondering if | ai wợz WAN-đơ-ring íf /aɪ wəz ˈwʌndərɪŋ ɪf/ | không biết liệu… (yêu cầu nhẹ) | I was wondering if you could help. |
| at your convenience | ợt iọ kơn-VII-ni-ơns /ət jɔː kənˈviːniəns/ | khi bạn tiện | Reply at your convenience. |
| apologize | ơ-PO-lơ-jaiz /əˈpɒlədʒaɪz/ | xin lỗi | I apologize for the delay. |
| in advance | in ợd-VAANS /ɪn ədˈvɑːns/ | trước | Thank you in advance. |
| query | QUII-ri /ˈkwɪəri/ | thắc mắc | If you have any queries, ask. |
| update | AP-đeit /ˈʌpdeɪt/ | cập nhật | I’ll send an update soon. |
| proceed | prơ-SIID /prəˈsiːd/ | tiến hành | Shall we proceed? |
| acknowledge | ợc-NO-lịj /əkˈnɒlɪdʒ/ | xác nhận đã nhận | Please acknowledge this email. |
Nhóm collocation đáng nhớ: Could you please…, Would you mind + V-ing, please find attached, as requested, look forward to your reply, thank you in advance, best regards.
Email mẫu
Email yêu cầu:
Subject: Request for June sales report
Dear Mr. Nam,
I hope you’re well. I was wondering if you could send me the June sales report by Friday. Would you mind including the regional numbers too?
Thank you in advance. Look forward to your reply.
Best regards,
Lan
Email phản hồi:
Subject: Re: Request for June sales report
Hi Lan,
Thank you for your email regarding the report. As requested, please find attached the June figures. I’ll follow up with the regional data tomorrow. Let me know if you have any queries.
Best regards,
Nam
Gloss: I hope you’re well = câu chào xã giao mở email · Re: = “trả lời” (reply) trong dòng chủ đề.
→ Đọc to cả hai email, để ý cụm in đậm.
Luyện tập
Bài 1 — Ghép nghĩa (attach / deadline / confirm / forward / reply):
- đính kèm → ____
- hạn chót → ____
- xác nhận → ____
- chuyển tiếp → ____
- hồi âm → ____
Bài 2 — Làm câu yêu cầu lịch sự hơn:
6. “Send me the file.” → (dùng Could you please…)
7. “Check point 2.” → (dùng I was wondering if you could…)
Bài 3 — Viết mini email (3 câu): yêu cầu đồng nghiệp gửi lại bản hợp đồng trước thứ Sáu, có câu cảm ơn trước và câu kết + ký.
Gợi ý đáp án:
- attach · 2. deadline · 3. confirm · 4. forward · 5. reply
- Could you please send me the file?
- I was wondering if you could check point 2.
- Gợi ý: “Hi [tên], Could you please send me the contract again by Friday? Thank you in advance. Best regards, [tên].”
Ghi nhớ nhanh
- Yêu cầu lịch sự: Could you please… / Would you mind + V-ing / I was wondering if… + Thank you in advance.
- Đính kèm: Please find attached…; phản hồi: As requested… / I’ll get back to you… / Let me know…
- Kết thư: Look forward to your reply. Best regards, [tên].
👉 Việc làm ngay hôm nay: viết một email yêu cầu thật (bằng tiếng Anh) cho một việc bạn đang cần nhờ, dùng ít nhất 3 cụm in đậm. Bài tiếp theo trong series: Bài 21 — Tiếp và hỗ trợ khách đến văn phòng (sắp đăng).
Câu hỏi thường gặp
Câu yêu cầu lịch sự trong email tiếng Anh nên viết thế nào?
Tránh ra lệnh cộc lốc. Dùng cấu trúc mềm: ‘Could you please send me…?’, ‘Would you mind sending…?’, hoặc ‘I was wondering if you could…’. Kết bằng ‘Thank you in advance.’ Những cụm này giúp email vừa rõ yêu cầu vừa lịch sự, phù hợp môi trường công việc.
'Please find attached' nghĩa là gì và dùng khi nào?
Đây là cụm chuẩn để báo rằng bạn có gửi kèm tệp: ‘Please find attached the report.’ (Vui lòng xem báo cáo đính kèm). Dùng khi email của bạn có file đính kèm. Cách nói đời thường hơn là ‘I’ve attached the report.’ — cả hai đều đúng.
Kết thúc email công việc bằng tiếng Anh thế nào cho đúng?
Với email trang trọng, kết bằng ‘Best regards,’ hoặc ‘Kind regards,’ rồi xuống dòng ghi tên bạn. Thân mật hơn thì ‘Best,’ hoặc ‘Thanks,’. Trước phần ký, thường có một câu như ‘Look forward to your reply.’ hoặc ‘Let me know if you have any questions.’
Mê mọi công cụ giúp việc nhẹ đi và ngày vui hơn. Thử app mới như thử món lạ — ngon là khoe ngay với cả nhà tinbc!
Bài liên quan
Bài 21: Tiếp và hỗ trợ khách đến văn phòng bằng tiếng Anh
Bài 21 series Tiếng Anh giao tiếp (bài học 30 phút): đón và hỗ trợ khách/đối tác đến văn phòng — chào đón, mời ngồi, mời nước, dẫn đường; 33 từ/cụm có phiên âm + IPA, hội thoại và bài tập.
Bài 19: Gọi điện công việc — nhận và để lại lời nhắn bằng tiếng Anh
Bài 19 series Tiếng Anh giao tiếp (bài học 30 phút): xử lý cuộc gọi công việc — giữ máy, nối máy, nhận và để lại lời nhắn; 33 từ/cụm có phiên âm + IPA, hội thoại và bài tập.
Bài 18: Mô tả người và tính cách nơi công sở bằng tiếng Anh
Bài 18 series Tiếng Anh giao tiếp (bài học 30 phút): mô tả tính cách đồng nghiệp, sếp, ứng viên — tính từ + cấu trúc be/seem, bảng 33 từ/cụm (phiên âm + IPA), hội thoại và bài tập.