Mở đầu email tiếng Anh trang trọng thế nào?

Phổ biến: 'Dear Mr./Ms. + họ,' cho trang trọng; 'Hi + tên,' cho thân thiện trong công ty. Nếu không biết tên, dùng 'Dear Sir/Madam,' hoặc 'Hello,'. Sau lời chào thường có 1 câu mở (I hope you're well.).

Kết email bằng 'Best regards' hay 'Sincerely'?

'Best regards' / 'Kind regards' an toàn cho hầu hết email công việc. 'Sincerely' trang trọng hơn (thư xin việc, đối tác lần đầu). 'Thanks' / 'Cheers' thân thiện, hợp đồng nghiệp quen.

Tiếng Anh giao tiếp Bài 9: Email công việc — mở đầu & kết thúc

Email là kênh giao tiếp công việc số một, và người ta đánh giá bạn qua cách mở đầu và kết thúc một email. Viết sai mực dễ bị xem là cộc lốc hoặc thiếu chuyên nghiệp. Bài học 30 phút này cho bạn bộ mẫu câu cho chào mở đầu, nêu mục đích, kêu gọi hành động và chào kết — phân biệt trang trọng vs thân thiện.

⏱️ Cách học bài này (~30 phút): đọc mẫu câu theo cấu trúc email (10’), học bảng 25 từ (7’), đọc email mẫu & làm bài tập (10’), viết 1 email ngắn của bạn (3’).

Mục tiêu bài học

Sau bài này bạn sẽ:

Chào mở đầu email đúng mức trang trọng.
Nêu mục đích email rõ ràng trong 1 câu.
Viết câu kêu gọi hành động (call to action) lịch sự.
Chào kết đúng mực và ký tên.

🎯 Đóng góp vào đích series: +25 từ → cộng dồn 200/3000 (xem lộ trình 3000 từ).

1. Chào mở đầu & câu mở

Trang trọng: Dear Mr. Nam, / Dear Ms. Lan, / Dear Sir/Madam, (không biết tên)
Thân thiện (trong công ty): Hi Nam, / Hello team,
Câu mở: I hope you’re well. / Thank you for your email. / I’m writing regarding…

2. Nêu mục đích (1 câu rõ ràng)

I’m writing to ask about the schedule. (hỏi)
I’d like to confirm our meeting on Thursday. (xác nhận)
I’m reaching out regarding the invoice. (về việc gì)

Mẹo: nêu mục đích ngay đoạn đầu — người đọc bận, đừng bắt họ đoán.

3. Kêu gọi hành động (call to action)

Could you please send me the report by Friday?
Please let me know if Thursday works for you.
Looking forward to your reply.

4. Chào kết & ký tên

Trang trọng: Best regards, / Kind regards, / Sincerely,
Thân thiện: Thanks, / Cheers, / Best,
Xuống dòng, ghi tên (và chức danh/đơn vị nếu cần).

5. Điểm ngữ pháp & phát âm

Sau lời chào dùng dấu phẩy rồi xuống dòng: Dear Ms. Lan,
I’m writing to + V (nguyên thể) để nêu mục đích.
Phát âm: regards “ri-GAADZ”, sincerely “sin-SIA-li”, invoice “IN-vois”, attach “ợ-TÉT”.

Tổ hợp từ vựng phải nhớ

Bài này: 25 từ/cụm — cộng dồn 200/3000.

Từ / Cụm	Cách đọc	Nghĩa	Ví dụ
Dear	đia /dɪə/	Kính gửi/Chào (mở email)	Dear Mr. Nam,
regards	ri-GAADZ /rɪˈɡɑːdz/	lời chào (kết email)	Best regards,
sincerely	sin-SIA-li /sɪnˈsɪəli/	trân trọng	Sincerely,
I hope you’re well	ai-hôp-iơ-quèo /aɪ həʊp jɔː wel/	mong bạn vẫn khoẻ	(câu mở)
writing to	RAI-ting-tu /ˈraɪtɪŋ tə/	viết để (nêu mục đích)	I’m writing to ask…
regarding	ri-GAA-đing /rɪˈɡɑːdɪŋ/	về việc	regarding the invoice
reach out	rích-AUT /riːtʃ aʊt/	liên hệ	reaching out about…
attach	ợ-TÉT /əˈtætʃ/	đính kèm	Please find attached…
attachment	ợ-TÉT-mần /əˈtætʃmənt/	tệp đính kèm	the attachment
reply	ri-PLAI /rɪˈplaɪ/	trả lời	your reply
forward (v)	PHO-uợd /ˈfɔːwəd/	chuyển tiếp	forward the email
CC	si-si /ˌsiːˈsiː/	gửi đồng kính	I’ll CC my manager.
follow up	FO-lô-ấp /ˈfɒləʊ ʌp/	nhắc/theo dõi tiếp	follow up next week
invoice	IN-vois /ˈɪnvɔɪs/	hoá đơn	the invoice
deadline	ĐED-lai /ˈdedlaɪn/	hạn chót	by the deadline
as soon as possible	ÉT-sun… /əz suːn əz ˈpɒsəbl/	càng sớm càng tốt	…, ASAP
let me know	let-mi-NÔ /let miː nəʊ/	cho tôi biết	Please let me know.
looking forward to	LUK-ing-fo-uợd /ˈlʊkɪŋ ˈfɔːwəd tə/	mong chờ	looking forward to your reply
confirm	cần-PHƠM /kənˈfɜːm/	xác nhận	confirm the date
request (n)	ri-QUET /rɪˈkwest/	yêu cầu	your request
update (n)	ẤP-đêt /ˈʌpdeɪt/	bản cập nhật	a quick update
schedule	SKE-jul /ˈʃedjuːl/	lịch	the schedule
best	bét /best/	thân (kết email)	Best,
thanks	thæng /θæŋks/	cảm ơn	Thanks,
sign off	sai-OF /saɪn ɒf/	chào kết, ký tên	(kết thúc email)

Tổ hợp (collocation):

I’m writing to / reaching out regarding… → nêu mục đích email.
Please find attached… → gửi kèm tệp.
Looking forward to your reply. → mong hồi đáp.
Best/Kind regards, → chào kết trang trọng.

Email mẫu (đọc & học cấu trúc)

Subject: Meeting confirmation — Thursday

Dear Mr. Nam,
I hope you’re well. I’m writing to confirm our meeting on Thursday at 3 p.m.
Please find attached the agenda. Could you please review it before the meeting?
Looking forward to your reply.
Best regards,
Lan — Marketing team

Mẹo luyện: đọc to email mẫu; thay nội dung bằng việc thật của bạn rồi viết lại.

Luyện tập

Bài 1 — Chọn lời chào: gửi sếp lần đầu (trang trọng) vs đồng nghiệp quen — viết lời mở & kết cho mỗi trường hợp.

Bài 2 — Nêu mục đích: viết 1 câu mở email để hỏi về hoá đơn.

Bài 3 — Kêu gọi hành động: viết câu đề nghị đối phương phản hồi trước thứ Sáu.

Bài 5 — Dịch: (1) “Tôi gửi kèm báo cáo.” (2) “Mong sớm nhận phản hồi của anh.”

Bài 6 — Ghép nghĩa (ghi nhớ từ vựng): (a) attach (b) reply © invoice (d) follow up (e) regarding — (1) trả lời (2) hoá đơn (3) đính kèm (4) về việc (5) nhắc tiếp.

Bài 7 — Viết thật (bám email mẫu): viết một email 4–5 dòng xác nhận một cuộc hẹn của bạn (mở – mục đích – CTA – kết).

Gợi ý đáp án

B1: Trang trọng: Dear Mr. Nam, … Best regards, / Thân thiện: Hi Nam, … Thanks,
B2: I’m writing regarding the invoice. / I’m reaching out about the invoice.
B3: Please let me know by Friday. / Could you reply by Friday?
B4: b → c → d → a.
B5: (1) Please find attached the report. (2) Looking forward to your reply.
B6: a-3; b-1; c-2; d-5; e-4.
B7: tự làm — đạt khi đủ 4 phần và lời chào/kết đúng mực.

Ghi nhớ nhanh

Mở: Dear/Hi + tên, + câu mở (I hope you’re well.).
Nêu mục đích ngay (I’m writing to…) + CTA lịch sự.
Kết: Best/Kind regards, + tên.

Việc làm ngay hôm nay: viết & đọc lại một email công việc 5 dòng bằng tiếng Anh theo cấu trúc trên.

Bài 10: nói về việc đang làm & thường làm. Ôn lại Bài 8: Hẹn & dời lịch họp.

Bài 9: Email công việc — mở đầu & kết thúc bằng tiếng Anh