Bài 2: 10 hàm thiết yếu trong Excel & Google Sheets (SUM, IF, COUNTIF…)

⏱ Học trong ~30 phút: ~5’ quy tắc công thức · ~15’ 10 hàm + ví dụ · ~7’ thực hành · ~3’ lỗi hay gặp.

Bài trước bạn đã biết nhập dữ liệu; giờ để bảng tính tự tính giúp bạn. Tin vui: bạn không cần thuộc hàng trăm hàm — chỉ 10 hàm dưới đây đã lo được ~90% việc hằng ngày. Mỗi hàm có cú pháp, ví dụ thật và lỗi hay gặp. Áp dụng cho cả Excel và Google Sheets.

Quy tắc vàng: công thức bắt đầu bằng “=”

• Mọi công thức mở đầu bằng dấu =, rồi tên hàm và tham số trong ngoặc.
• Dấu : = “từ… đến…” (vùng liên tục): A1:A10.
• Dấu , = ngăn cách ô/vùng rời: SUM(A1, A5, A9).
• Quên dấu = → bảng tính hiểu là chữ, không tính.

⚠️ Lưu ý dấu phân cách (rất hay gặp trên Excel máy Việt): nếu Excel báo lỗi khi bạn gõ dấu phẩy , ngăn tham số, hãy thay bằng chấm phẩy ; — ví dụ =SUM(A1; A5; A9), =IF(B2>=5; "Đạt"; "Trượt"). Đó là do thiết lập Vùng (Region) tiếng Việt dùng , làm dấu thập phân. Google Sheets luôn dùng dấu phẩy nên không gặp lỗi này.

Nhóm 1: Tính toán cơ bản (5 hàm)

1. SUM — cộng tổng.

=SUM(A1:A10)

Cộng tất cả số từ A1 đến A10.

2. AVERAGE — tính trung bình.

=AVERAGE(B1:B10)

3. MIN — giá trị nhỏ nhất. =MIN(C1:C10)

4. MAX — giá trị lớn nhất. =MAX(C1:C10)

5. ROUND — làm tròn số.

=ROUND(D2, 0)

Làm tròn giá trị ô D2 về 0 chữ số thập phân. Đổi số 0 thành 2 để giữ 2 số lẻ.

Nhóm 2: Đếm dữ liệu (2 hàm)

6. COUNT — đếm ô chứa SỐ.

=COUNT(A1:A100)

Chỉ đếm ô có số (bỏ qua ô trống, ô chữ).

7. COUNTA — đếm ô KHÔNG trống (cả số lẫn chữ).

=COUNTA(A1:A100)

Hữu ích để đếm số dòng có dữ liệu (ví dụ đếm số người trong danh sách).

Nhóm 3: Ra quyết định & tính có điều kiện (3 hàm mạnh nhất)

8. IF — nếu… thì… ngược lại…

=IF(B2>=5, "Đạt", "Trượt")

Nếu ô B2 ≥ 5 → hiện “Đạt”, ngược lại “Trượt”. Dùng để tự phân loại (đạt/trượt, còn/hết hàng…).

9. COUNTIF — đếm có điều kiện.

=COUNTIF(A:A, "Hà Nội")

Đếm có bao nhiêu ô ghi “Hà Nội” trong cột A.

10. SUMIF — cộng có điều kiện.

=SUMIF(A:A, "Hà Nội", B:B)

Cộng giá trị cột B cho những dòng mà cột A là “Hà Nội” (ví dụ: tổng doanh số của Hà Nội).

🔑 IF, COUNTIF, SUMIF là bước đầu để “lọc và tính” — nền tảng của mọi báo cáo. Nắm 3 hàm này là bạn đã hơn hẳn phần đông người dùng bảng tính.

3 lỗi công thức hay gặp

• #DIV/0! — chia cho 0 hoặc ô trống. Kiểm tra mẫu số.
• #VALUE! — đang tính toán trên ô chứa chữ thay vì số. Xem lại kiểu dữ liệu (Bài 1).
• #NAME? — gõ sai tên hàm hoặc thiếu ngoặc/dấu. Kiểm tra chính tả hàm.

💡 Mẹo: bấm vào một ô có công thức, nhìn thanh công thức phía trên để xem/sửa; kéo góc dưới bên phải ô (fill handle) để sao công thức xuống nhiều dòng.

✅ Kết quả mong đợi

Với một bảng doanh số, bạn tính được tổng (SUM), trung bình (AVERAGE), đếm số đơn (COUNTA), phân loại đạt/không (IF), và tổng theo khu vực (SUMIF) — tất cả tự động, cập nhật khi dữ liệu đổi.

🧪 Mini-task

1. Tạo bảng: Khu vực · Doanh số, nhập 8 dòng (vài khu vực lặp lại).
2. Dùng SUM tính tổng, AVERAGE tính trung bình.
3. Dùng SUMIF tính tổng doanh số của một khu vực; COUNTIF đếm số đơn của khu vực đó.

Ghi nhớ nhanh

• Công thức luôn bắt đầu bằng =; : = vùng, , = ngăn cách.
• 5 hàm cơ bản: SUM, AVERAGE, MIN, MAX, ROUND; đếm: COUNT, COUNTA.
• 3 hàm mạnh nhất: IF, COUNTIF, SUMIF (lọc & tính có điều kiện).
• Lỗi hay gặp: #DIV/0!, #VALUE!, #NAME? — đọc mã lỗi để biết sửa gì.

👉 Bài sau (Bài 3): Sắp xếp, lọc và định dạng có điều kiện — biến bảng dài thành thông tin dễ đọc.