Người mới học Excel nên bắt đầu từ hàm nào?

Bắt đầu từ SUM (cộng) và AVERAGE (trung bình) — hai hàm dùng nhiều nhất. Sau đó là IF (điều kiện) và COUNTIF/SUMIF (đếm/cộng theo điều kiện) vì chúng xử lý phần lớn nhu cầu phân loại dữ liệu. Cuối cùng là VLOOKUP để tra cứu giữa các bảng. Chỉ cần thành thạo khoảng 10 hàm cơ bản là bạn xử lý được đa số công việc bảng tính hằng ngày.

Hàm Excel có dùng được y hệt trong Google Sheets không?

Phần lớn có. Các hàm cơ bản như SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF, SUMIF, VLOOKUP hoạt động giống nhau ở cả Excel và Google Sheets, cú pháp gần như y hệt. Một số hàm rất mới hoặc nâng cao có thể khác đôi chút, nhưng với 10 hàm thiết yếu trong bài này thì bạn dùng được cho cả hai mà không cần học lại.

Vì sao công thức Excel của tôi báo lỗi #VALUE hay #REF?

Đây là các lỗi phổ biến. #VALUE thường do bạn tính toán trên ô chứa chữ thay vì số. #REF xuất hiện khi công thức tham chiếu tới ô đã bị xóa. #DIV/0 là chia cho 0. #N/A (hay gặp với VLOOKUP) nghĩa là không tìm thấy giá trị. Đọc đúng tên lỗi sẽ biết nguyên nhân — kiểm tra lại dữ liệu và vùng tham chiếu trong công thức là sửa được.

Excel cho người mới: 10 hàm thiết yếu phải biết

Excel có hàng trăm hàm, nhưng đừng để con số đó làm bạn nản. Sự thật là đa số công việc bảng tính hằng ngày chỉ cần khoảng 10 hàm. Nắm chắc 10 hàm dưới đây, bạn xử lý được phần lớn báo cáo, thống kê, quản lý danh sách — và tất cả đều dùng được cho cả Excel lẫn Google Sheets với cú pháp gần như y hệt.

💡 Mẹo đọc bài: mỗi hàm có một ví dụ. Hãy mở một bảng tính trống, gõ thử theo ví dụ — làm một lần nhớ hơn đọc mười lần.

1. SUM — cộng tổng

Cộng các ô lại với nhau.

=SUM(B2:B10)

Cộng tất cả số từ ô B2 đến B10. Đây là hàm dùng nhiều nhất.

2. AVERAGE — trung bình

=AVERAGE(B2:B10)

Tính trung bình cộng của vùng B2:B10.

3. COUNT và COUNTA — đếm

=COUNT(B2:B10)     → đếm số ô có SỐ
=COUNTA(B2:B10)    → đếm số ô KHÔNG rỗng (kể cả chữ)

Dùng để đếm bao nhiêu mục trong danh sách.

4. MAX và MIN — lớn nhất, nhỏ nhất

=MAX(B2:B10)    → giá trị lớn nhất
=MIN(B2:B10)    → giá trị nhỏ nhất

Tìm nhanh điểm cao nhất, giá thấp nhất…

5. IF — điều kiện

Trả về kết quả khác nhau tùy điều kiện đúng/sai.

=IF(B2>=5, "Đạt", "Trượt")

Nếu ô B2 ≥ 5 thì ghi “Đạt”, ngược lại ghi “Trượt”. Đây là hàm “thông minh” quan trọng nhất.

6. COUNTIF — đếm theo điều kiện

=COUNTIF(B2:B10, ">=5")

Đếm có bao nhiêu ô trong B2:B10 ≥ 5. Ví dụ khác: =COUNTIF(C2:C10, "Hà Nội") đếm số người ở Hà Nội.

7. SUMIF — cộng theo điều kiện

=SUMIF(C2:C10, "Ăn uống", D2:D10)

Cộng các số ở cột D, chỉ với những dòng mà cột C là “Ăn uống”. Rất tiện cho sổ chi tiêu theo danh mục.

8. ROUND — làm tròn

=ROUND(B2, 0)     → làm tròn về số nguyên
=ROUND(B2, 2)     → làm tròn 2 chữ số thập phân

Tránh những con số lẻ dài dòng khi trình bày.

9. VLOOKUP — tra cứu dữ liệu

Tìm một giá trị trong bảng và lấy thông tin tương ứng.

=VLOOKUP("SP001", A2:C100, 3, FALSE)

Tìm “SP001” ở cột đầu của vùng A2:C100, trả về giá trị ở cột thứ 3. FALSE = tìm khớp chính xác (luôn nên dùng FALSE cho người mới). Lưu ý: VLOOKUP tìm giá trị ở cột ngoài cùng bên trái của vùng; nếu báo #N/A nghĩa là không tìm thấy (sai giá trị tra, hoặc cột tra không nằm ngoài cùng trái). Đây là hàm mạnh nhất nhưng cũng dễ nhầm — có hướng dẫn riêng chi tiết hơn trong series bảng tính.

10. Nối chuỗi bằng & (hoặc CONCAT)

=A2 & " " & B2

Ghép nội dung ô A2, một dấu cách, và ô B2. Ví dụ ghép Họ và Tên thành một ô. Toán tử & chạy giống nhau ở cả Excel lẫn Google Sheets nên nên dùng &. (Hàm CONCATENATE(A2, " ", B2) cũng được; lưu ý hàm CONCAT trong Google Sheets chỉ nhận 2 đối số nên khi nối nhiều phần hãy dùng &.)

Vài mẹo dùng hàm cho đỡ sai

Công thức luôn bắt đầu bằng dấu =. Quên dấu này là hàm không chạy.
Kéo công thức xuống để áp cho cả cột: bấm góc dưới ô rồi kéo, Excel tự đổi ô tham chiếu.
Cố định ô bằng $: $B$1 giữ nguyên ô B1 khi kéo công thức (ví dụ nhân với một hệ số cố định).
Đọc tên lỗi để sửa: #VALUE! (tính trên chữ), #DIV/0! (chia 0), #N/A (không tìm thấy, hay gặp với VLOOKUP), #REF! (ô tham chiếu đã bị xóa).

Tóm lại

Bạn không cần thuộc lòng hàng trăm hàm Excel. Mười hàm này — SUM, AVERAGE, COUNT, MAX/MIN, IF, COUNTIF, SUMIF, ROUND, VLOOKUP, và nối chuỗi & — đã đủ cho phần lớn công việc. Mở một bảng tính trống và gõ thử từng ví dụ ngay hôm nay; làm quen tay là kỹ năng bảng tính của bạn lên hẳn một bậc. Muốn học bảng tính bài bản từ đầu, xem Google Sheets cho người mới; cần thêm công cụ văn phòng miễn phí khác, xem cẩm nang công cụ văn phòng miễn phí.